Nos acercamos a la fecha más habitual para el cierre contable del ejercicio en la mayoría de las empresas. Normalmente el periodo contable suele coincidir con el año natural, pero en determinados sectores, debido a su estacionalidad, se pueden establecer otros intervalos de fechas, aunque se refieran a un período de 12 meses.
El proceso del cierre es el momento apropiado para el análisis de los datos contables y el estudio de los acontecimientos que han tenido repercusión en el patrimonio de la empresa. no se debe tomar como un mero trámite administrativo puesto que este diagnóstico, tanto cuantitativo como cualitativo, va a proporcionar información muy valiosa para la toma de decisiones de la empresa en relación a su estado económico-financiero. en este sentido, la incidencia de la pandemia actual es un hecho absolutamente relevante para la mayoría los sectores, una gran parte de ellos afectados negativamente; sin embargo, también está habiendo empresas a los que la situación actual les ha supuesto una oportunidad y se han visto beneficiados (servicios de telecomunicaciones, comida a domicilio, industria farmacéutica, empresas de mensajería…).
La COVID-19 en cualquier caso, se trata de una circunstancia que deberá ser informada en la memoria y en el informe de gestión, dando cumplimiento a la norma de Registro y Valoración nº 23 del PGC, donde se establece que en la formulación de las cuentas anuales deben informarse “los hechos posteriores al cierre del ejercicio que pongan de manifiesto condiciones que no existían al cierre del mismo” deben informarse.
Algunos de los pasos que se deben seguir a la hora del cierre del ejercicio son:
- Revisar la documentación contabilizada, asegurando que se disponen de todos los comprobantes fiscales correspondientes así como el correcto saldo de los extractos bancarios.
- Asegurar los saldos comerciales de clientes y proveedores, comprobando que todos ellos coinciden con las deudas reales y aprovechar a analizar las posibles causas de los impagos y quizás, establecer un nuevo protocolo de facturación y cobro.
- Realizar un inventario de existencias no solo con el fin de su actualización contable sino con el objetivo de detectar posibles obsolescencias
- Proceder a la amortización y depreciación de todos los activos afectados.
- Reclasificar la deuda correspondiente y comprobar las amortizaciones y distribuciones de los capitales pendientes
- Revisar los posibles gastos fiscalmente no deducibles como las sanciones y multas administrativas
- Preparar, además de los impuestos del cuarto trimestre, los modelos anuales como el 390, 180 o 347.
- Recopilar para su archivo toda la documentación relativa al ejercicio, no solamente las facturas sino justificantes de pago, liquidaciones salariales, presentaciones de impuestos, etc.
Con todo ello estamos en disposición de analizar el resultado del ejercicio y comprobar, no solo el beneficio que se está obteniendo, sino otros indicadores imprescindibles, como el margen sobre las compras o la partida de gastos de personal.
Otros datos como la rentabilidad, liquidez y flujo de caja, necesidades de financiación, etc. van a ayudarnos a establecer medidas correctivas, previsiones y fijar objetivos para el siguiente ejercicio. Es por ello que cuanto antes se disponga de esta información, antes se obtendrá la visión de la situación económico-financiera del negocio y se pondrán en práctica las medidas establecidas.
Tras el cierre contable contable, los administradores disponen de un plazo de 3 meses, para deben formular las Cuentas Anuales y elaborar el Informe de Gestión. Un mes después se deberán legalizar los libros contables en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia en la que la sociedad tenga su domicilio social.
Otra fecha importante en toda sociedad mercantil es la de la celebración de la Junta General, la cual debe celebrarse en un plazo máximo de seis meses desde el cierre contable. Como máximo, un mes después de la celebración de la Junta General, las cuentas aprobadas deben depositarse en el Registro Mercantil dando por finalizado así el ciclo de obligaciones mercantiles de las sociedades.